​​​​Datenschutzinformation zum Einsatz von Microsoft Teams bei Online-Meetings​

Sehr geehrte Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

im Rahmen unserer Online-Meetings erheben und verarbeiten die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und die ihr angeschlossenen Unternehmen sowie die Microsoft Deutschland GmbH personenbezogene Daten von Ihnen.

Angeschlossene Unternehmen sind alle Unternehmen, an denen die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG zu 50% oder mehr beteiligt ist, u.a. aber nicht abschließend die Medigital GmbH, MEDICE UK, MEDICE Ibérica, Sustainable4u GmbH und die Schaper & Brümmer GmbH & Co. KG.

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“ zur Durchführung unserer Online-Meetings sowie die Transkriptionsfunktion des Tools „Microsoft Teams“ zur Dokumentation, Simultanübersetzung und/oder Strukturierung „Facilitator“ der Meetings. Anbieter von „Microsoft Teams“ ist die Microsoft Deutschland GmbH, deren Mutterkonzern seinen Sitz in den USA hat.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internet-seite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.

Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

Hinweis: Wenn Sie keine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Transkriptionsfunktion wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit.

Es werden folgende personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben:

  • Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Stadt, Land/Region, Postleitzahl)

  • Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Ge-räte-/Hardware-Informationen, erfolgte Teilnahme, Dauer der Teilnahme)

  • Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, Textdatei des Webinar-Chats (inkl. Namen der Teilnehmer, die im Chat Fragen stellen)

  • Bei Einwahl mit dem Telefon (Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.)

  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

  • Audiodaten: Um die Transkriptionsfunktion von „Microsoft Teams“- nutzen zu können, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts verarbeitet.

  • Sie können das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

  • optional: Voice Samples (Stimmproben): Sie haben die Möglichkeit ein sog. Voice Sample vor einer Transkription in Teams anzulegen, damit während der Transkription Ihre Kommentare von der Anwendung automatisch Ihrer Stimme/Ihnen als Person zugeordnet werden können. Diese Funktion kann z.B. bei der Transkription eines On Site Meetings eingesetzt werden.

Während der Dauer des Online-Meetings werden das Mikrofon Ihres Endgeräts, sowie die Videokamera Ihres Endgeräts abschaltet bzw. stummgestellt, um unrechtmäßige Aufzeichnungen Ihrer Person zu vermeiden.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie mindestens Angaben zu Ihrem Namen machen.

Hinweis: Sie können die Erhebung Ihrer Kontaktdaten als Sprecher im Rahmen der Transkriptionsfunktion verhindern und in der Transkription als „Speaker + Zahl“ angezeigt werden. Die Einstellung zur Anonymisierung gilt global für alle Meetings und muss vor Besprechungen in den persönlichen Einstellungen von Teams vorgenommen werden:

  • Klicken Sie in Teams links neben Ihrem Profilbild auf Einstellungen und mehr (…) > Einstellungen.

  • Gehen Sie zu Barrierefreiheit > Untertitel und Transkripte.

  • Deaktivieren Sie die Option Mich in Liveuntertiteln und Live-Transkripten automatisch identifizieren.

Hinweis: Wenn ihr Name während des Online-Meetings genannt wird, wird dieser dennoch aufgezeichnet.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unser berechtigtes Interesse zur effektiven Durchführung des Online-Meetings, an der Entlastung der Teilnehmenden und Effektivitätssteigerung bei Online-Meetings gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Verantwortliche Stelle für den Datenschutz nach DSGVO:
MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG

Kuhloweg 37, 58638 Iserlohn
Telefon: +49 (0)2371 937 0
E-Mail: info[at)medice.de

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Planung und Durchführung des Online-Meetings

  • Dokumentation/Protokollierung des Online-Meetings

  • Simultanübersetzung des Online-Meetings

  • interne Qualitätssicherung

Die Erhebung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in der IT-Infrastruktur der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG auf den Servern des Dienstleisters Microsoft Deutschland GmbH in Deutschland.

Zugriff zu diesen Daten haben alle Meetingteilnehmer.

Bearbeitungsrechte an den Meeting-Protokollen/Transkripten bei Einsatz der „Transkriptionsfunktion“ hat ausschließlich der Organisator des Online-Meetings. Gemäß der Konzernbetriebsvereinbarung „Aufzeichnungen MHF“ dürfen keine inhaltlichen Änderungen an den originalen Transkripten/Protokollen und Zusammenfassungen vorgenommen werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden bis zur Erfüllung der o. g. Zwecke / bis zu Ihrer Aufforderung zur Löschung, längstens für 60 Tage durch die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG gespeichert und hiernach automatisch gelöscht.

Die optionalen Voice Samples werden bis zum Widerruf ihrer Einwilligung durch die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG gespeichert und hiernach manuell gelöscht.

An folgende Dritte Parteien können Ihre Daten übermittelt werden:

  • für das jeweilige Meeting zuständige und involvierte Mitarbeiter der angeschlossene Unternehmen der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG

  • der den Weisungen der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG unterliegende Auftragsverarbeiter (Microsoft Deutschland GmbH)

Hierzu besteht eine entsprechende vertragliche Vereinbarung zur Datenverarbeitung in gemeinsamer Verantwortung gem. Art. 26 DSGVO zwischen der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und den ihr angeschlossenen Unternehmen.

Bei dem Mutterkonzern Microsoft Corporation, des von der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG eingesetzten IT-Dienstleister Microsoft Deutschland GmbH, handelt es sich um ein US-Unternehmen. Die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG setzt nur US-Unternehmen ein, welche sich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert haben, somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gem. Art. 45 DSGVO greift (d.h. ein angemessenes Datenschutzniveau besteht) und bei denen eine Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern innerhalb der EU erfolgt. Um Ihre Daten zu schützen, wurden darüber hinaus Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den Dienstleistern abgeschlossen.

Die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG versichert Ihre personenbezogenen Daten nur an Stellen weiterzugeben, die ein geeignetes Datenschutzkonzept entsprechend den geltenden Verordnungen und Gesetzen vorweisen können und mit denen, wenn erforderlich, entsprechende vertragliche Vereinbarungen gem. Art. 26 oder Art. 28 DSGVO bestehen.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist es unser Ziel Ihre Betroffenenrechte zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten.

Folgende Rechte können Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten wahrnehmen:

  • Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

  • Sie können die Anpassung Ihrer personenbezogenen Daten fordern, sofern diese fehlerhaft oder unvollständig sind.

  • Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fordern. (1) Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten. (2) Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung ablehnen. (3) Wenn die Daten vom Verantwortlichen für die Verarbeitungszwecke nicht länger benötigt werden, Sie diese jedoch zu Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. (4) Im Falle eines Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung, solange die entsprechende Interessensabwägung nicht geklärt ist.

  • Sie können eine Datenübertragung der zu Ihrer Person erhobenen Daten an Sie oder eine von Ihnen bestimmte Stelle verlangen.

  • Sie können, bei Vorliegen einer Beschwerdegrundlage, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen. Die Kontaktdaten der Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie im Anhang.

  • Sie können die Löschung der zu Ihrer Person erhobenen Daten verlangen.

  • Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit formlos, ohne Angaben von Gründen widersprechen. Wenn die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt.

  • Sie können eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit formlos, ohne Angabe von Gründen widerrufen. Wenden Sie sich dafür bitte an: datenschutz[at]medice.de.

Bei einem Widerruf/Widerspruch entstehen Ihnen keine Nachteile. Der Widerruf/Widerspruch gilt dabei mit Wirkung für die Zukunft; die bisherigen Datenweitergaben bleiben rechtmäßig. Ihre Daten werden fortan nur noch eingeschränkt durch die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG verarbeitet, wenn entsprechende gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) und unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dies vorgeben.

Falls Sie weitere Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, können Sie sich auch an unser Datenschutzteam unter datenschutz[at]medice.de wenden.

Bei vertraulichen Anliegen in Bezug auf den Datenschutz können Sie sich direkt an unsere Datenschutzbeauftragte wenden unter dsb[at]medice.de.

 

 

Anhang – Übersicht Kontaktdaten Datenschutzbehörden

  • Land: Deutschland
    Datenschutzbehörde: Die Kontaktdaten der Datenschutzaufsichtsbehörden aller Bundesländer finden Sie unter folgender Internetadresse:

    https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

  • Land: Schweiz
    Datenschutzbehörde: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeits-beauftragter (EDÖB) 

    Feldeggweg 1 

    CH - 3003 Bern 

    Schweiz 

    Tel.: +41 (0)58 462 43 95 

  • Land: England
    Datenschutzbehörde: The Information Commissioner´s Office 

    Wycliff House, Water Lane 

    Wimslow 

    Ceshire 

    SK9 5AF 

    GB—Great Britain 

    Tel: +44 (0) 3031231113 

  • Land: Dänemark
    Datenschutzbehörde: Datatilsynet (Data Inspectorate of Denmark) 

    Carl Jacobsens Vej 35 

    2500 Valby 

    Denmark 

    Tel.: +45 33 19 32 00 

  • Land: Norwegen
    Datenschutzbehörde: Datatilsynet (Norwegian Data Protection Authority) 

    Postboks 458 Sentrum 

    0105 Oslo 

    Norway 

    Tel.: +47 22 39 69 00 

  • Land: Schweden
    Datenschutzbehörde: Integritetsskyddsmyndigheten (Swedish Data Protection Authority) 

    Box 8114 

    104 20 Stockholm 

    Sweden 

    Tel.: +46 8 657 61 00

  • Land: Russland
    Datenschutzbehörde: Föderaler Dienst für die Aufsicht im Bereich der Kommunikation, Informationstechnologie und Massenkom-munikation 

    (Roskomnadzor) 

    ul. Tverskaya, d. 9, Moscow, Russia, 125009 

  • Land: Spanien
    Datenschutzbehörde: Agencia Espanola de Protección de Datos (AEPD) 

    C/Jorge Juan, 6 

    E - 28001 Madrid 

    Tel.: + 34 91 266 3517 

  • Land: Niederlande
    Datenschutzbehörde: Autoriteit Persoons-gegevens 

    PO Box 93374 

    2509 AJ DEN HAAG 

    Tel.: + 31-70-88 88500 

  • Land: Österreich
    Datenschutzbehörde: Österreichische Datenschutz-behörde 

    Barichgasse 40-42 

    A-Österreich - 1030 Wien 

    Tel.: + 43 1 52 152-0 

  • Land: China
    Datenschutzbehörde: Cyberspace Administration of China (CAC) 

    No. 15, Fucheng Road, Haidian District Beijing, Beijing,  

    China 

    Tel.: (010) 55636504 

  • Land: Usbekistan
    Datenschutzbehörde: Justizministerium 

    Taschkent, Bezirk Yunusabad, Yangitarnov Mahallah, Usbekistan